業務効率化のためには「属人化」の解消がカギ

属人化とは、特定の担当者だけが業務内容を把握していて、他の人には共有されていない状態を指します。
例えば、「連結決算業務は○○さんしかできない」「経験の長い△△さんに業務が集中している」といった状態です。
専門性の高い業務を限られた人数で行っていたり、異動が少なく担当者が長く変わらない場合に、業務が属人化しやすくなる傾向があります。
このような環境下で、仮に担当者が病気や事故など不測の事態が発生して不在になってしまった場合、他の人がフォローできないリスクがあります。
また、本人だけでなく、上長などの立場から見ても業務を正しく評価することができないため、マネジメントが難しくなるのも懸念点です。

こうした問題を解決し業務を効率化するために、属人化を解消することが重要と言えます。

｜職場の属人化をなくし業務効率化を行う方法

業務が属人化している場合は、まず担当者にヒアリングを行い、業務プロセスを可視化することから始めましょう。
作業内容や作業時間、関係者・部署や使用ツールなどをすべて洗い出します。
ヒアリングと並行して、実際に行った作業をスケジューラーやExcelなどに入力してもらい、作業時間を数値化することも有効です。

可視化した業務プロセスのうち、削減またはITなどに置き換え可能な工程がないか確認します。
例えば、個別対応を廃止してフローを一本化する、紙の書類をデジタル化して印刷やファイリングの手間を減らすなど、改善できることがないか探してみましょう。
業務を削減しなくても、作業順序を変えることで効率化できることもあります。

見直した業務プロセスはマニュアルを作り、誰でもできるように「標準化」します。
定期的に業務プロセスを見直して、他にも改善点がないか確認することも重要です。

最後には、なぜ属人化してしまったかを振り返るのも大切です。
忙しくて情報を共有できないのか、業務の専門性が高く共有先がないのか、そもそも共有の仕組みがないのか、など、考えられることを洗い出してみましょう。
他の業務でまた新たに属人化したものが生まれないよう、原因を深堀りするのも有効です。

｜属人化を解消するメリット、効果

業務を標準化すると複数名で作業をシェアできるので、突発的な休みや異動、退職に対応することができます。
人材の早期育成が実現できるだけでなく、場合によっては「業務をアウトソースする」という選択も可能に。
属人化の解消は業務の効率化だけでなく、多様な働き方の推進などにも効果を発揮するでしょう。